Urgensi SOP Bagi SKPD

Oleh: Muhammad Syarif, S.HI, M.H

Prolog

Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat menimbulkan  kecelakaan atau kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standar, sehingga siapa sajapun, kapan sajapun dan dimana sajapun dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang tertib ini disebut SOP (standard operating procedures), sebutan lainnya Protap (Prosedur tatap), Standar Operasional Baku (SOB). Beberapa Instansi telah memakai SOP dalam melaksanakan tugas, seperti : Departemen Keuangan/Dinas Pekerjaan Umum, Rumah Sakit Umum  Daerah, POLRI, Kejaksaah, Perusahaan dan lainnya. SOP merupakan hasil finalisasi dan kesempurnaan prosedur kerja. Dengan adanya SOP diharapkan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan.

Sejalan dengan Reformasi Birokrasi Pemerintah Pusat telah mengeluarkan Permendagri Nomor 52 Tahun 2011 tentang standar operasional prosedur di lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota. Regulasi ini disusun dalam rangka optimalisasi kinerja aparatur serta adanya standar dalam bekerja. Menurut Permendagri Nomor 51 Tahun 2011  dan PermenPAN & RB Nomor :PER/21/M.PAN/11/12 memberikan batasan Definisi SOP. Disamping itu pula menurut regulasi ini SOP dibagi menjadi dua yaitu SOP teknis dan SOP adminitratif.

Standar Operasional Prosedur merupakan petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. Prinsip-prinsip dalam menyusun SOP meliputi: efisiensi dan efektifitas, berorientasi pengguna, kejelasan dan kemudahan, keselarasan, keterukuran, dinamis, kepatuhan hukum dan kepastian hukum (baca Pasal 2 Permendagri No.52/2011)

Suatu SOP harus memiliki akurasi uraian proses kejadian beserta pengendaliannya, antara lain:

·  Ada daftar bahan dan komponen suatu proses dengan karakteristik kualitas minimal; khususnya ada penjelasan jumlah komponen standar yang digunakan.

·Ada deskripsi lengkap komponen (sampel) yang mesti dipersiapkan sebelum pekerjaan dilaksanakan; terdiri dari uraian atau formulasi komponen khusus atau acuan layak termasuk jumlah dan nomor seri komponen.

·  Ada daftar karakteristik perlengkapan (equipment), seperti: kapasitas, kepresisian, keterbatasan, dayasuai (compatibilities), indikasi nama perlengkapan khusus.

·   Ada deskripsi langkah-langkah proses peristiwa termasuk skala atau kapasitas  operasi.

·  Ada parameter pengendalian proses, metode dan keberhasilan. Metode tes atau observasi yang merupakan pengendalian proses yang efektif dan pengujian harus mempunyai dokumentasi.

·  Ada diagram alur kerja atau tahapan dalam bekerja.

· Ada pengujian efektivitas baik dalam proses maupun sesudah ada produk, ini  dibatasi atau ada kriteria yang dapat diterima pihak profesional.

Hasil dari suatu desain dan analisis tugas adalah tugas-tugas dari suatu pekerjaan dapat diukur. Norman E, Gronlund menggunakan istilah tugas performansi perluasan (Extended performance task) untuk menjelaskan kaitan performansi dengan tugas yang begitu komprehensif. Namun, biasanya tugas yang begitu luas terdiri dari beberapa tugas kecil, bahkan dapat berupa kegiatan-kegiatan (activity), pengoperasian (operation), dan langkah-langkah (step).  SOP dapat dikembangkan melalui analisis tugas pekerjaan, berikut hubungan vertikal dari suatu analisis tugas.

Uraian di atas menunjukkan bahwa kompetensi yang dapat diukur itu ada pada tingkat tugas. Tugas yang dikandung suatu pekerjaan sungguh banyak, seorang pembuat SOP harus dengan cermat menentukan Operasi mana yang harus diuraikan pada  suatu SOP.

Jenis Prosedur

SOP sering dibagi dalam beberapa jenis prosedur, antara lain Manufacturing Procedures (MPs), Quality Test Methods (QTMs), atau Test Methods (TMs), yang dirancang dan diformat khusus untuk evaluasi pekerjaan. Persis, seperti prosedur kalibrasi atau Prosedur perawatan preventif. Kategorisasi prosedur berguna, namun lebih baik kategorisasinya berdasarkan pada jenis uraian aktvitas. Ini lebih sering sebut pembuatan SOP berdasarkan fungsional, ada juga SOP dikembangkan berdasarkan bidang pekerjaan.

Kategorisasi memberi format lebih khusus untuk setiap jenis prosedur. Acuan harus sesuai prosedur pengujian, seperti suatu standar kalibrasi alat harus sesuai dengan prosedur kalibrasi. Pengkategorisasian minimal merupakan suatu alat penilaian keberhasilan minimal karyawan.

Maksud Penyusunan SOP

Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) dimaksudkan untuk memberikan kepastian penyelenggaraan pelayanan publik sesuai bidang tugasnya. Sebagai contoh pelayanan dibidang perizinan kepada masyarakat. Dalam penerbitan izin yang diselenggarakan Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu  Pada Pemerintah Kota Banda Aceh. Tujuan Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Perizinan ini sebagai pedoman yang jelas kepada pelaku pelayanan sampai sejauh mana bentuk konkrit yang dapat mereka lakukan untuk mencapai tujuan Penyelenggaraan Pelayanan Publik.

Dengan adanya SOP ini diharapkan mampu memenuhi kebutuhan dan memberikan kepuasan tersendiri kepada masyarakat selaku penerima pelayanan. Sehingga kondisi ini akan membawa akses baik untuk mewujudkan “Good Governance dan Clean Government” sesuai dengan apa yang diharapkan oleh Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Pemerintahan yang Bersih, Berwibawa dan Bebas dari Kolusi Korupsi dan Nepotisme. Disamping itu juga akan memudahkan dalam melakukan evaluasi terhadap kompetensi pemangku jabatan pada SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah), sehingga tidak ada lagi kesan jika bisa dipersulit kenapa harus dipermudah atau sebaliknya. Saatnya pekerjaan yang dilakukan berulang-ulang memerlukan Standa Operasional Prosedur.

* Penulis adalah Divisi Hukum & Pemerintahan Aceh Reaseach Institute (ARI)